Telephone Operator (m/w/d) PBX

Das Mandarin Oriental, Vienna sucht einen Telephone Operator (m/w/d) zur Verstärkung unseres Front Office Teams.

Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu sein.

Mandarin Oriental ist der preisgekrönte Eigentümer und Betreiber von luxuriösen Hotels, Resorts und Residenzen an erstklassigen Reisezielen weltweit, mit einer starken Entwicklungsperspektive. Zunehmend anerkannt für die Schaffung einiger der begehrtesten Immobilien der Welt, steht die Gruppe für legendären Service, der von asiatischen Werten inspiriert ist, während sie gleichzeitig an der Spitze der luxuriösten Erlebnisse steht.

Das Mandarin Oriental, Vienna, befindet sich in einem historischen Gebäude und bietet 138 Zimmer und Suiten, ein elegantes Restaurant, eine exklusive Bar, sowie ein Spa mit Behandlungsräumen, einem Swimmingpool und einem Fitnesscenter. Für Veranstaltungen und feierliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung. Die 22 exklusiven Residenzen auf den obersten Etagen bieten privaten Zugang zum Dach, Außenterrassen und atemberaubende Ausblicke auf die Stadt, mit direktem Zugang zu den Hotelleistungen und dem legendären Service von Mandarin Oriental.

Mandarin Oriental Vienna is looking for a Telephone Operator to join our Front Office Team.

Are you a master of craft? Do you thrive in a team that succeeds together, demonstrating integrity and respect while acting responsibly? Do you embrace a growth mindset? We invite you to become a fan of the exceptional.

Mandarin Oriental is the award-winning owner and operator of some of the most luxurious hotels, resorts, and residences located in prime destinations worldwide, with a strong development pipeline. Increasingly recognised for creating some of the world's most sought-after properties, the Group provides legendary service inspired by Asian heritage whilst representing the very cutting-edge of luxury experiences.

The Mandarin Oriental, Vienna, located in a historic building, offers 138 rooms and suites, an elegant restaurant, a sophisticated bar, as well as a spa with treatment rooms, a swimming pool, and a fitness center. The property also features a selection of flexible meeting and banquet rooms, perfect for special occasions. The 22 exclusive residences on the top floors offer private rooftop access, outdoor terraces, and stunning city views, with direct access to hotel facilities and Mandarin Oriental's legendary service.

Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben Über die Position

Als Telephone Operator im Mandarin Oriental, Vienna bist du Teil des Front Office Teams und für verschiedene Aufgaben verantwortlich. Du berichtest an unseren Front Office Manager.

Als Telephone Operator bist du für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Telefonservice: Alle eingehenden Anrufe entgegennehmen, freundlich und effizient weiterverbinden, gemäß den MOHG-Standards.
• Qualitätsstandards einhalten: Standards wie LQE und Forbes stets einhalten und über neue Standards regelmäßig mit dem Vorgesetzten informieren.
• Erster Ansprechpartner für Gäste: Bei Anfragen, Feedback und Servicewünschen der Gäste als erste Kontaktstelle fungieren.
• Weckruf-Service: Weckrufe perfekt durchführen und die entsprechenden Aufzeichnungen führen.
• Gäste- und Mitarbeiteranfragen: Unterstützung bei Anfragen zu Hotelservices, Wegbeschreibungen und allgemeinen Informationen.
• Notfallkommunikation: Im Notfall als Kommunikationszentrum für das Hotel fungieren.
• Telefonische Unterstützung: Unterstützung für Reservierungen, Restaurant, Front Office und Room Service bei Bedarf.
• Anrufprotokolle führen: DDD- und IDD-Anrufe genau dokumentieren.
• Hoteldaten aktuell halten: Über Telefonverzeichnisse, neue Mitarbeiter, Notfallprozeduren und Sonderaktionen informiert bleiben.
• Nachrichtenservice: Nachrichten genau für Gäste aufnehmen und zeitnah zustellen.
• Teamarbeit: Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs.
• Datenschutz und Privatsphäre: Gästedaten in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien verwalten und aktualisieren.
• Systemüberwachung: Telefonprobleme überwachen und die entsprechenden Abteilungen schnell informieren, um Unzufriedenheit zu vermeiden.
• MOWow Moments kreieren: Unvergessliche Erlebnisse für Gäste schaffen, die sie überraschen und inspirieren.

About the job

Based at the Mandarin Oriental, Vienna within the Front Office Team in Vienna, the Telephone Operator is responsible for various duties. The Telephone Operator reports to the Front Office Manager.

As a Telephone Operator, you will be responsible for the following duties:

• Telephone Service: Answer all incoming calls and transfer them to the appropriate extension in a friendly and efficient manner according to MOHG standards.
• Uphold Quality Standards: Ensure adherence to standards such as LQE and Forbes and stay informed about new standards by consulting with your supervisor.
• First Point of Contact for Guests: Act as the first point of contact for guest inquiries, feedback, and service requests.
• Wake-up Call Service: Accurately perform wake-up calls and maintain appropriate records.
• Guest and Employee Inquiries: Assist with inquiries regarding hotel services, directions, and general information.
• Emergency Communication: Serve as the communication center for the hotel in case of an emergency.
• Telephone Support: Provide phone support for Reservations, the Restaurant Department, Front Office, and Room Service when needed.
• Call Log Management: Keep a detailed record of all DDD (Domestic Direct Dial) and IDD (International Direct Dial) calls.
• Stay Updated on Hotel Information: Stay informed about phone directories, new staff, emergency procedures, special promotions, and general hotel product knowledge.
• Message Service: Take messages for guests accurately and deliver them in a timely manner.
• Teamwork: Collaborate with other departments to ensure smooth operations.
• Data Protection and Privacy: Manage and update guest data in accordance with data protection policies.
• Monitor Telephone System: Monitor telephone system issues and inform the relevant departments promptly to avoid guest dissatisfaction.
• Create MOWow Moments: Create unforgettable experiences for guests that surprise and inspire them.

Profil Als PBX Operator erwarten wir von dir:

• Fachkenntnisse: Sehr gute Kenntnisse der Hotelservices, Zimmerarten, Restaurantkonzepte und Dienstleistungen.
• Gastorientierung: Hohe Serviceorientierung, Bereitschaft, Gästeanliegen schnell und professionell zu bearbeiten.
• Kommunikationsfähigkeiten: Ausgezeichnete verbale, schriftliche und non-verbale Kommunikationsfähigkeiten.
• Teamarbeit und Zusammenarbeit: Fähigkeit zur engen Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
• Flexibilität und Problemlösungsfähigkeit: Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld ruhig und lösungsorientiert zu agieren.
• Kulturelle Sensibilität: Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede unserer internationalen Gäste.
• Hohe Standards: Verantwortungsbewusstsein für hohe persönliche Hygiene-, Verhaltens- und Grooming-Standards.
• Erfahrung in der Hotellerie: Erfahrung im Bereich Telefonzentrale oder ähnliche Positionen von Vorteil.

What We Expect from You as a PBX Operator:

• Expert Knowledge: Good understanding of hotel services, room types, restaurant concepts, and services.
• Guest-Oriented: Strong service orientation and the ability to address guest concerns quickly and professionally.
• Communication Skills: Excellent verbal, written, and non-verbal communication skills.
• Teamwork: Ability to work closely with other departments to ensure a smooth operation.
• Flexibility and Problem-Solving Skills: Ability to remain calm and solutions-focused in a dynamic environment.
• Cultural Sensitivity: Sensitivity to the needs and cultural differences of our international guests.
• High Standards: A strong sense of responsibility for personal hygiene, behavior, and grooming standards.
• Experience in the Hospitality Industry: Previous experience in a PBX or similar role is advantageous.

Wir bieten Unsere Angebote für dich:

• Lernen & Entwicklung: Dein Erfolg ist unser Erfolg. Wir gestalten einzigartige Lern- und Entwicklungsprogramme, die auf verschiedene Phasen deiner Karriere abgestimmt sind, damit du kontinuierlich wachsen kannst.
• MOstay: Wenn du so hart arbeitest wie unsere Kollegen, ist es wichtig, sich auch eine Auszeit zu nehmen. Als Mitglied der kannst du weltweit in unseren Hotels übernachten. Das MOstay-Programm bietet dir kostenlose Übernachtungen sowie attraktive Raten für dich und deine Angehörigen.
• Gesundheit & Wohlbefinden der Kollegen: Die richtige Work-Life-Balance zu finden, ist wichtig. Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen. Wir bieten unseren Kollegen weltweit eine Vielzahl an Gesundheits- und Wellnessprogrammen.
• Kostenlose Mahlzeiten: Diese Initiative fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter . click apply for full job details