Office Manager - Paris (f/m/d)

Office Management, Administration & IT Coordination

• Manage daily office operations and administrative workflows.
• Serve as the primary IT point of contact for the branch, coordinating local IT needs and liaising with HQ IT teams for equipment setup and issue resolution.
• Coordinate onboarding of new employees and interns (office preparation, IT setup, administrative documentation).
• Maintain smooth communication and coordination with internal departments such as Audit, IT, HR, Compliance, Legal
• Preparation and coordination of internal reporting, covering outsourcing, environmental data, health & safety, ICS, operational risk (BIA), and internal bookkeeping
• Coordinate interactions with external auditors and accountants, ensuring timely provision of documents and full administrative readiness.

Accounting Support & Payments

• Handle administrative accounting tasks, HR-related support, external contract follow up, and provider payments.
• Ensure timely settlement of supplier invoices and French taxes.
• Provide accurate and comprehensive accounting data to HQ;
• Manage and optimize relationships with external service providers (insurance, landlords, tax agencies, etc.).
• Coordinate with HQ regarding payroll provider management.;

Regulatory Support

• Support reporting obligations to regulatory bodies (e.g., Banque de France).
• Collaborate closely with HQ departments involved in regulatory and compliance-related tasks.
• Monitoring compliance with internal policies and regulatory requirements, including coordination with risk management, internal controls, and regulatory reporting

Support to EUR-PAR origination team

• Perform ratings for the Euro Hub in accordance with internal methodology.
• Share rating expertise across the Hub and act as a reference on rating related topics.
• Provide administrative and operational support to the Paris origination team as required.

• Strong organizational and multitasking abilities.
• High autonomy, reliability, and proactivity.
• Strong team player with a collaborative mindset.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Solid understanding of administrative, accounting, and regulatory processes.
• Ability to coordinate with internal stakeholders and manage external service providers.
• Good IT user skills and capacity to liaise effectively with IT teams.
• Fluent in English and French

• Aabwechslungsreiche Aufgaben : Bei uns kannst du deine Expertise einbringen, Themen voranbringen und Neues gestalten. Wir haben eine Kultur, in der sich alle aktiv einbringen und Einfluss nehmen können.
• Aaußergewöhnliche Weiterentwicklung : Wir fördern jede Person gleichermaßen, deshalb unterstützen wir dich mit individuellen Entwicklungsmöglichkeiten und Lernwegen. Damit du bestehende Kompetenzen ausbauen und neue zukunftsweisende Fähigkeiten aufbauen kannst.
• Aausgeglichene Work-Life Balance : Mit mobilem Arbeiten und flexiblen Arbeitszeitmodellen hast du die Möglichkeit, deine Arbeit individuell zu gestalten. So lassen sich Arbeit, Familie und die persönliche Lebenssituation bestmöglich unter einen Hut bringen.
• Aausgezeichnete Benefits : Unsere Services und Benefits bieten dir einen echten Mehrwert, die uns so zu einem Top-Arbeitgeber machen. Bei uns erhältst du beispielsweise Vergünstigungen bei Kooperationspartnern oder Zuschüsse zum Nahverkehr. Ebenso sorgen wir mit einer betrieblichen Altersversorgung oder vermögenswirksamen Leistungen für deine Zukunft vor.
• Aaktives Gesundheitsmanagement : Ärztliche Check-ups, Beratungsangebote, gemeinsame Sportevents, unsere beliebte Kantine oder Kaffeebar - Bei uns kannst du das nutzen, was deine Gesundheit fördert und dir guttut.