Erasmus Hosting Coordinator

Company: Ascenso International ; Working in partnership with Rise International ()

Job Title: Erasmus Hosting Coordinator (Freelance)

Location: Valencia, Spain

Start Date: September 2025

Engagement Type: Freelance (Remote/On-Site as Needed)

Duration: Ongoing from September 2025 (with intensive on-site work during placement periods)

Application deadline: Monday 30 June

Please send your CV and a cover letter, outlining your skills and experience, and why you think you are a good fit for the role, to

Overview:

We are seeking a highly motivated self-starting Erasmus Hosting Coordinator to support the successful delivery of our Erasmus+ and Turing Scheme mobility projects in Valencia. The successful candidate will work independently with support from the UK based team through regular remote meetings and monthly in-person visits.

The coordinator will manage two key phases of the program:

1. Pre-arrival phase (starting September 2025): Sourcing and securing quality work placements, suitable accommodation and establishing partnerships with at least two local secondary schools
2. On-the-ground phase (starting in 2026): Prepare/plan for group arrivals, providing logistical, health & safety and pastoral support to students during their stay in Valencia.

We work with two different age groups of students. The majority of students traveling to Valencia will be aged 18-20, travelling from the UK and France to undertake a 2-4 week vocational internship in the fields of:

• Travel and Tourism
• Creative Industries
• Engineering & Renewable Technologies
• Business & Finance
• Art & Design

Each cohort travelling for a vocational work placement will include a minimum of 10 students per vocational area and 1 staff member.

The second group of students we work with are 11 - 16 year olds. We will typically send these students to complete a 5 - 7 day cultural exchange with a secondary school, located within the Valencia area.

Each cohort travelling for a cultural exchange will include a minimum of 20 students and 4 staff.

Key Responsibilities:

Phase 1: Preparation & Setup (September 2025 onwards)

• Identify and liaise with local businesses in relevant vocational sectors to secure meaningful short-term internship placements.
• Build strong relationships with host organisations, understanding both their needs and the students' learning goals.
• Develop clear role descriptions with tasks that are appropriate for vocational learners
• Develop induction & orientation activities and timetable for student groups
• Ensure placements meet pre-defined Erasmus+ quality standards and safety guidelines (training/guidance provided).
• Source and negotiate budget-friendly accommodation options including shared apartments, hotel and hostel arrangements.
• Coordinate and document risk assessments for all work placements and student accommodations.
• Ensure host organisations and accommodation providers hold relevant insurance coverage (e.g., public liability, premises safety) and obtain copies for project records.
• Maintain regular communication with the UK and French project leads, providing updates on placement progress.

Phase 2: Student Support (2026)

• Act as the main point of contact for students and tutors on the ground during their placements in Valencia.
• Coordinate airport transfers, orientation sessions, and first-day placement introductions.
• Provide ongoing pastoral and logistical support, responding to issues related to accommodation, health, placement performance, and wellbeing.
• Monitor and respond to any health and safety concerns during student placements.
• Manage communication with employers during placements to ensure positive experiences for all parties.
• Assist with collecting feedback and evaluation data at the end of placements.

Required Skills & Experience:

• Based in or near Valencia, with strong local knowledge.
• Fluent in Spanish and English; French a strong advantage.
• Proven experience in coordination or project management roles, ideally within education, internships, or Erasmus+ projects.
• Excellent communication and negotiation skills.
• Ability to work independently and meet deadlines without close supervision.
• Understanding of the vocational education landscape and youth mobility programs preferred.
• Basic understanding of health and safety protocols in workplace and residential settings; training can be provided.
• Understand the needs of young people from diverse backgrounds and those with fewer opportunities

Engagement Details:

• Freelance contract, flexible hours initially 2 days per week (more intensive during student visits).
• Must be available to support multiple short-term visits during 2026 (exact dates TBC).
• Candidates may apply for either the preparation phase, the support phase, or both.

Compensation:

Suggested Rate: €30-€35 per hour depending on experience (freelance basis)

This rate reflects freelance coordination work in Spain, adjusted for the bilingual requirement, sector knowledge, and student-facing responsibilities.

Actual rate to be negotiated based on experience, availability for both phases and scope of involvement.

Interviews will take place in person in Valencia on 8th July 2025 and will be in English.

Buscamos una persona motivada y comprometida para el puesto de Coordinador/a de Acogida Erasmus, con el fin de apoyar la correcta implementación de nuestros proyectos de movilidad Erasmus+ y del Programa Turing en Valencia. La persona seleccionada trabajará de forma independiente, con apoyo del equipo del Reino Unido mediante reuniones remotas regulares y visitas presenciales mensuales.

El/la coordinador/a gestionará dos fases clave del programa:

1. Fase previa a la llegada (a partir de septiembre de 2025): búsqueda y aseguramiento de prácticas laborales de calidad, alojamiento adecuado y establecimiento de asociaciones con al menos dos escuelas secundarias locales.
2. Fase sobre el terreno (a partir de 2026): preparación y planificación para la llegada de los grupos, proporcionando apoyo logístico, de salud y seguridad, y acompañamiento pastoral a los estudiantes durante su estancia en Valencia.

Perfil de los Estudiantes:

Trabajamos con dos grupos de edad:

• Estudiantes de 18 a 20 años procedentes del Reino Unido y Francia, que realizarán prácticas profesionales de 2 a 4 semanas en los sectores de:
• Turismo y Viajes
• Industrias Creativas
• Ingeniería y Tecnologías Renovables
• Negocios y Finanzas
• Arte y Diseño
• Cada grupo contará con al menos 10 estudiantes por sector y un/a tutor/a acompañante.
• Estudiantes de 11 a 16 años, que participarán en intercambios culturales de 5 a 7 días con una escuela secundaria en la zona de Valencia.
• Cada grupo incluirá al menos 20 estudiantes y 4 miembros del personal.

Responsabilidades Clave:Fase 1: Preparación e Implementación (desde septiembre de 2025)

• Identificar y contactar con empresas locales en sectores vocacionales relevantes para organizar prácticas laborales a corto plazo.
• Establecer relaciones sólidas con las organizaciones anfitrionas, entendiendo tanto sus necesidades como los objetivos formativos de los estudiantes.
• Desarrollar descripciones claras de las funciones y tareas adaptadas a los estudiantes de formación profesional.
• Crear actividades de inducción y orientación, así como un cronograma para los grupos.
• Asegurar que las prácticas cumplan con los estándares de calidad y las directrices de seguridad de Erasmus+ (se proporcionará formación).
• Buscar y negociar opciones de alojamiento asequibles: pisos compartidos, hoteles u hostales.
• Coordinar y documentar evaluaciones de riesgos para todas las prácticas y alojamientos.
• Verificar que las organizaciones anfitrionas y proveedores de alojamiento cuenten con los seguros pertinentes (responsabilidad civil, seguridad de instalaciones, etc.) y recopilar copias para los registros del proyecto.
• Mantener comunicación regular con los responsables del proyecto en el Reino Unido y Francia.

Fase 2: Apoyo a Estudiantes (2026)

• Actuar como punto de contacto principal para estudiantes y tutores durante su estancia en Valencia.
• Coordinar traslados desde/hacia el aeropuerto, sesiones de orientación e introducción al primer día de prácticas.
• Proporcionar apoyo pastoral y logístico continuo (alojamiento, salud, rendimiento en prácticas y bienestar).
• Monitorear y responder ante posibles problemas de salud y seguridad.
• Gestionar la comunicación con los empleadores durante las prácticas.
• Ayudar en la recogida de datos para la evaluación y retroalimentación al final de cada estancia.

Requisitos y Experiencia:

• Residencia en Valencia o alrededores, con buen conocimiento local.
• Dominio del español e inglés; el francés es una ventaja importante.
• Experiencia previa en coordinación o gestión de proyectos, idealmente en educación, prácticas o programas Erasmus+.
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
• Capacidad de trabajar de forma autónoma y cumplir plazos sin supervisión directa.
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